用 FLO.W 策劃線下展會

策劃一場線下活動——無論是公司參展、產品發布會、行業沙龍還是團隊團建——往往讓人既興奮又焦慮。

興奮的是，這是一個展示成果、拓展資源的好機會；焦慮的是，事項太多太雜：場地要訂、物料要做、嘉賓要邀、流程要排……稍有疏漏，就可能影響整場活動的效果。

更讓人頭疼的是，活動籌備涉及大量的多方協調：和主辦方確認展位、和設計師對接物料、和同事溝通分工、和供應商跟進交付……這些溝通散落在微信、郵件、會議紀要裡，很容易遺漏。

用 FLO.W Notion 模板，你可以把一場活動的所有籌備事項集中管理。它不是團隊協作工具（協作溝通還是在微信、飛書裡進行），而是你作為負責人的「指揮中樞」——幫你理清要做的事、追蹤每件事的進展、確保不遺漏任何環節。

活動策劃的整體思路

在 FLO.W Notion 模板中，一場活動可以這樣組織：

作為活動負責人，你的核心職責是：確保每個環節有人跟進、按時推進。FLO.W Notion 模板幫你把這個職責落到實處。

先想清楚：活動涉及哪些維度

在 FLO.W Notion 模板裡建立任務之前，建議先在 FLO.W Notion 模板中建立一篇「活動規劃筆記」，梳理這場活動涉及哪些方面。

為什麼要先寫規劃筆記？

活動策劃最怕的就是「遺漏」。先把所有維度列出來，再逐條轉化為任務，比邊想邊建任務要靠譜得多。這篇筆記後續也可以作為復盤時的參照物——對比「原計畫」和「實際執行」。

以「參加行業展會」為例，通常會涉及這些維度：

不同類型的活動，維度會有所不同。但這種「先分類再行動」的思路是通用的——它能幫你避免「想到什麼做什麼」導致的遺漏。

建立活動專案

想清楚活動涉及的維度後，就可以在 FLO.W Notion 模板中建立專案了。

拆解籌備任務

建立好專案後，就可以把前面梳理的維度拆解成具體任務了。

任務的三個關鍵要素

每個任務應該明確三件事：

關於截止日期的設定：從活動日期倒推，給每個環節留出足夠的緩衝時間。例如物料印刷至少預留 2 週（考慮設計修改、快遞延誤等）。

新增任務到專案

區分日程和待辦

活動籌備中的任務可以分為兩類，設定排期時需要區分對待：

日程是「那個時間點必須發生」的事，錯過就沒了；待辦是「在截止日期前完成即可」的事，具體什麼時候做可以自己安排。

在 FLO.W Notion 模板中，兩者都透過【排期】欄位設定。區別在於你心裡要清楚：哪些是「死線」不能動，哪些是可以靈活調整的。

更多關於任務排期的說明，請參考 任務屬性。

任務命名的小技巧

好的任務命名能讓你一眼看出「這件事是什麼、找誰」，不用點進去才知道。推薦格式：

[動作] + [事項] + （對接：[協調對象]）

示例：

• 確認展位搭建方案（對接：XX 搭建公司 張經理）
• 跟進宣傳冊設計稿 V2（對接：設計部小李）
• 預訂參展人員機票酒店（對接：行政小王）
• 準備產品演示 Demo（對接：產品部）

追蹤任務進展

任務建立後，關鍵是追蹤進展——尤其是那些需要等別人配合的任務。

活動籌備的難點不是「不知道要做什麼」，而是「事情太多，不知道哪些卡住了」。用好任務的正文區域，能讓你隨時掌握每件事的最新狀態。

在任務頁面記錄溝通進展

點擊任務進入詳情頁面，在正文區域記錄溝通的時間線。推薦格式：

[日期] [做了什麼] [結果/下一步]

每次和對方溝通後，花 30 秒追加一條記錄。這樣做的好處：

• 任何時候點開這個任務，都能知道「事情進展到哪了」
• 不用翻微信/郵件回顧溝通歷史
• 交接時可以直接把任務連結給同事

完整示例：

任務：確認展位搭建方案（對接：XX 搭建公司 張經理）
截止：2/25（展前 30 天）

--- 溝通記錄 ---
2/15 發郵件給張經理，詢問報價和檔期
2/17 收到報價單 ¥28,000（含搭建+撤展），價格在預算內
     → 已轉發給老闆審批
2/18 老闆有疑問：想要更大的 logo 牆，需要加錢嗎？
     @remind Feb 20 如果還沒收到方案圖，主動跟進
2/20 收到修改後的方案圖，logo 牆加大不加價
     → 已轉發給老闆確認
2/21 老闆確認 OK，回覆張經理可以簽合約
2/22 合約已簽，支付了 50% 訂金
→ 任務完成 ✓

--- 關鍵資料 ---
報價單：[雲端硬碟連結]
方案圖 V2：[雲端硬碟連結]
合約：[雲端硬碟連結]

用 @remind 設定跟進日期

在任務正文中輸入 @remind 加上時間，可以設定一個日期提醒。這對於「等別人回覆」的場景特別有用——如果對方遲遲沒回覆，Notion 會在指定日期提醒你主動跟進。

重要提示：Notion 的提醒命令只支援英文，即使在中文介面下也需要使用英文命令。

檢視整體進度

活動籌備事項多，需要經常「抬頭看全局」。推薦的檢視方式：

小技巧：每週五花 10 分鐘在 Timeline 視圖裡檢查下週的任務分佈。如果發現某天任務扎堆，提前調整排期或協調資源。

歸集相關資料

活動籌備過程中會產生大量資料：展位平面圖、搭建商報價單、物料設計稿、場地資訊……這些資料散落在郵件、微信、網頁各處。

把它們歸集到 FLO.W Notion 模板，下次找資料不用翻遍各個 App。

資料存放原則

網頁資料：用資訊港口剪藏

如果是網頁上的資料（展會官網、場地介紹），可以用 網頁剪藏外掛 儲存到 FLO.W Notion 模板的「資訊港口」，然後關聯到專案。

適合剪藏的內容：

• 展會官網（報名要求、展位圖、日程安排）
• 場地資訊（酒店、餐廳、交通指南）
• 競品參展資料（參考他們的展位設計）
• 行業資訊（相關報導、趨勢分析）

檔案資料：貼連結

對於報價單、設計稿、合約等檔案，建議存在雲端硬碟（如堅果雲、iCloud、Google Drive），然後在 Notion 裡貼上連結。

為什麼不直接上傳到 Notion？

• Notion 的檔案管理功能較弱，不方便批量下載
• 大檔案會讓 Notion 頁面變慢
• 雲端硬碟可以設定權限、版本管理、協同編輯

--- 關鍵資料 ---
搭建商報價單：[雲端硬碟連結]
物料設計稿 V2：[雲端硬碟連結]
展位平面圖：[雲端硬碟連結]

活動現場：執行清單

活動當天往往是最忙亂的時候。現場環境複雜、突發狀況多，很容易遺漏事項。

建議提前建立一個「活動現場執行」任務，在任務頁面裡列出當天的 Checklist。當天執行時，逐項打勾，確保不遺漏。

建立現場執行清單

展會現場清單示例

以展會為例，現場執行清單可以這樣寫：

## 開展前（佈展日）
- [ ] 到達展館，確認展位號和位置
- [ ] 檢查搭建是否按方案完成（對照方案圖）
- [ ] 電源、網路是否正常（提前測試演示設備）
- [ ] 擺放物料（宣傳冊、名片、贈品按規劃位置擺放）
- [ ] 測試演示設備（電腦、螢幕、產品 Demo）
- [ ] 拍照留存（佈展完成後的展位照片，發工作群報告進度）
- [ ] 確認明天參展人員的排班和到場時間

## 展會期間（每日重複）
- [ ] 每日開展前 30 分鐘到場，檢查物料是否充足
- [ ] 準備好客戶登記表/名片收集盒
- [ ] 記錄重點客戶資訊（當天晚上整理到 CRM）
- [ ] 拍攝現場照片/影片（用於後續宣傳）
- [ ] 晚上復盤當天情況，明天需要改進什麼

## 撤展
- [ ] 清點剩餘物料，該帶回公司的打包好
- [ ] 與搭建商確認撤展時間和交接事項
- [ ] 帶走重要物品（產品樣品、設備、客戶資料）
- [ ] 檢查展位是否清理乾淨，避免遺留物品
- [ ] 最後拍照留存

使用技巧：到現場後，打開這個任務頁面，邊執行邊打勾。完成一項勾一項，心裡踏實。

活動結束後：復盤與歸檔

活動結束不等於專案結束。還有幾件重要的收尾工作，不要讓它們爛尾。

完成收尾任務

建議在建立任務時就把收尾任務一起建好，設定好「展後 X 天」的截止日期：

撰寫復盤筆記

活動結束後，趁記憶還清晰，寫一篇復盤筆記。這是最容易被跳過但最有價值的環節——下次辦類似活動時，這篇筆記能幫你少走很多彎路。

復盤筆記框架：

# 2026.03 上海消費電子展 - 復盤

## 基本資訊
- 活動日期：2026.03.15-17
- 參展人員：XX、XX、XX
- 總費用：¥XX（預算 ¥XX）

## 目標達成情況
- 目標：收集 100+ 有效線索
- 實際：收集 127 個名片，其中 A 類線索 32 個
- 評價：超額完成，但 A 類線索比例還可以提高

## 做得好的地方
- 物料提前兩週到位，沒有臨時抱佛腳
- 現場 Demo 效果好，吸引了很多人停留
- 搭建商 XX 公司配合很好，回應及時

## 可以改進的地方
- 第一天下午宣傳冊就發完了，應該多印一些
- 展位位置靠角落，人流量不如預期，下次選位要更靠近主通道
- 客戶登記表設計不好，後續整理花了很長時間

## 供應商評價
- 搭建商 XX 公司：★★★★★ 推薦，回應快、效果好
- 印刷商 XX：★★★☆☆ 一般，交付比約定晚了 2 天
- 酒店 XX：★★★★☆ 位置好，但隔音一般

## 下次改進清單
- [ ] 宣傳冊數量翻倍
- [ ] 選位時優先考慮主通道附近
- [ ] 客戶登記改用電子表單

歸檔專案

專案歸檔後，它會從「進行中」視圖消失，但所有內容都會保留。這正是 FLO.W Notion 模板的價值——你的經驗不會隨著活動結束而消失。

下次策劃類似活動時：

1. 搜尋或瀏覽之前的復盤筆記，回顧經驗教訓
2. 參考之前專案的任務列表，快速搭建新專案的任務框架（不用從零開始想）
3. 複用供應商資訊，直接聯繫之前合作愉快的搭建商、印刷商
4. 對比預算和實際費用，這次的報價是否合理

常見問題

相關功能

• 專案管理 - 了解專案的完整功能
• 任務屬性 - 了解任務的排期、狀態等屬性
• 網頁剪藏 - 收集網頁資料的工具
• 筆記屬性 - 了解如何組織復盤筆記