用 FLO.W 策划线下展会

策划一场线下活动——无论是公司参展、产品发布会、行业沙龙还是团队团建——往往让人既兴奋又焦虑。

兴奋的是，这是一个展示成果、拓展资源的好机会；焦虑的是，事项太多太杂：场地要订、物料要做、嘉宾要邀、流程要排……稍有疏漏，就可能影响整场活动的效果。

更让人头疼的是，活动筹备涉及大量的多方协调：和主办方确认展位、和设计师对接物料、和同事沟通分工、和供应商跟进交付……这些沟通散落在微信、邮件、会议纪要里，很容易遗漏。

用 FLO.W Notion 模板，你可以把一场活动的所有筹备事项集中管理。它不是团队协作工具（协作沟通还是在微信、飞书里进行），而是你作为负责人的「指挥中枢」——帮你理清要做的事、追踪每件事的进展、确保不遗漏任何环节。

活动策划的整体思路

在 FLO.W Notion 模板中，一场活动可以这样组织：

作为活动负责人，你的核心职责是：确保每个环节有人跟进、按时推进。FLO.W Notion 模板帮你把这个职责落到实处。

先想清楚：活动涉及哪些维度

在 FLO.W Notion 模板里创建任务之前，建议先在 FLO.W Notion 模板中创建一篇「活动规划笔记」，梳理这场活动涉及哪些方面。

为什么要先写规划笔记？

活动策划最怕的就是「遗漏」。先把所有维度列出来，再逐条转化为任务，比边想边建任务要靠谱得多。这篇笔记后续也可以作为复盘时的参照物——对比「原计划」和「实际执行」。

以「参加行业展会」为例，通常会涉及这些维度：

不同类型的活动，维度会有所不同。但这种「先分类再行动」的思路是通用的——它能帮你避免「想到什么做什么」导致的遗漏。

创建活动项目

想清楚活动涉及的维度后，就可以在 FLO.W Notion 模板中创建项目了。

拆解筹备任务

创建好项目后，就可以把前面梳理的维度拆解成具体任务了。

任务的三个关键要素

每个任务应该明确三件事：

关于截止日期的设定：从活动日期倒推，给每个环节留出足够的缓冲时间。例如物料印刷至少预留 2 周（考虑设计修改、快递延误等）。

添加任务到项目

区分日程和待办

活动筹备中的任务可以分为两类，设置排期时需要区分对待：

日程是「那个时间点必须发生」的事，错过就没了；待办是「在截止日期前完成即可」的事，具体什么时候做可以自己安排。

在 FLO.W Notion 模板中，两者都通过【排期】字段设置。区别在于你心里要清楚：哪些是「死线」不能动，哪些是可以灵活调整的。

更多关于任务排期的说明，请参考 任务属性。

任务命名的小技巧

好的任务命名能让你一眼看出「这件事是什么、找谁」，不用点进去才知道。推荐格式：

[动作] + [事项] + （对接：[协调对象]）

示例：

• 确认展位搭建方案（对接：XX 搭建公司 张经理）
• 跟进宣传册设计稿 V2（对接：设计部小李）
• 预订参展人员机票酒店（对接：行政小王）
• 准备产品演示 Demo（对接：产品部）

追踪任务进展

任务创建后，关键是追踪进展——尤其是那些需要等别人配合的任务。

活动筹备的难点不是「不知道要做什么」，而是「事情太多，不知道哪些卡住了」。用好任务的正文区域，能让你随时掌握每件事的最新状态。

在任务页面记录沟通进展

点击任务进入详情页面，在正文区域记录沟通的时间线。推荐格式：

[日期] [做了什么] [结果/下一步]

每次和对方沟通后，花 30 秒追加一条记录。这样做的好处：

• 任何时候点开这个任务，都能知道「事情进展到哪了」
• 不用翻微信/邮件回顾沟通历史
• 交接时可以直接把任务链接给同事

完整示例：

任务：确认展位搭建方案（对接：XX 搭建公司 张经理）
截止：2/25（展前 30 天）

--- 沟通记录 ---
2/15 发邮件给张经理，询问报价和档期
2/17 收到报价单 ¥28,000（含搭建+撤展），价格在预算内
     → 已转发给老板审批
2/18 老板有疑问：想要更大的 logo 墙，需要加钱吗？
     @remind Feb 20 如果还没收到方案图，主动跟进
2/20 收到修改后的方案图，logo 墙加大不加价
     → 已转发给老板确认
2/21 老板确认 OK，回复张经理可以签合同
2/22 合同已签，支付了 50% 定金
→ 任务完成 ✓

--- 关键资料 ---
报价单：[坚果云链接]
方案图 V2：[坚果云链接]
合同：[坚果云链接]

用 @remind 设置跟进日期

在任务正文中输入 @remind 加上时间，可以设置一个日期提醒。这对于「等别人回复」的场景特别有用——如果对方迟迟没回复，Notion 会在指定日期提醒你主动跟进。

重要提示：Notion 的提醒命令只支持英文，即使在中文界面下也需要使用英文命令。

查看整体进度

活动筹备事项多，需要经常「抬头看全局」。推荐的查看方式：

小技巧：每周五花 10 分钟在 Timeline 视图里检查下周的任务分布。如果发现某天任务扎堆，提前调整排期或协调资源。

归集相关资料

活动筹备过程中会产生大量资料：展位平面图、搭建商报价单、物料设计稿、场地信息……这些资料散落在邮件、微信、网页各处。

把它们归集到 FLO.W Notion 模板，下次找资料不用翻遍各个 App。

资料存放原则

网页资料：用信息港口剪藏

如果是网页上的资料（展会官网、场地介绍），可以用 网页剪藏插件 保存到 FLO.W Notion 模板的「信息港口」，然后关联到项目。

适合剪藏的内容：

• 展会官网（报名要求、展位图、日程安排）
• 场地信息（酒店、餐厅、交通指南）
• 竞品参展资料（参考他们的展位设计）
• 行业资讯（相关报道、趋势分析）

文件资料：贴链接

对于报价单、设计稿、合同等文件，建议存在云盘（如坚果云、iCloud、Google Drive），然后在 Notion 里贴上链接。

为什么不直接上传到 Notion？

• Notion 的文件管理功能较弱，不方便批量下载
• 大文件会让 Notion 页面变慢
• 云盘可以设置权限、版本管理、协同编辑

--- 关键资料 ---
搭建商报价单：[坚果云链接]
物料设计稿 V2：[坚果云链接]
展位平面图：[坚果云链接]

活动现场：执行清单

活动当天往往是最忙乱的时候。现场环境复杂、突发状况多，很容易遗漏事项。

建议提前创建一个「活动现场执行」任务，在任务页面里列出当天的 Checklist。当天执行时，逐项打勾，确保不遗漏。

创建现场执行清单

展会现场清单示例

以展会为例，现场执行清单可以这样写：

## 开展前（布展日）
- [ ] 到达展馆，确认展位号和位置
- [ ] 检查搭建是否按方案完成（对照方案图）
- [ ] 电源、网络是否正常（提前测试演示设备）
- [ ] 摆放物料（宣传册、名片、赠品按规划位置摆放）
- [ ] 测试演示设备（电脑、屏幕、产品 Demo）
- [ ] 拍照留存（布展完成后的展位照片，发工作群报告进度）
- [ ] 确认明天参展人员的排班和到场时间

## 展会期间（每日重复）
- [ ] 每日开展前 30 分钟到场，检查物料是否充足
- [ ] 准备好客户登记表/名片收集盒
- [ ] 记录重点客户信息（当天晚上整理到 CRM）
- [ ] 拍摄现场照片/视频（用于后续宣传）
- [ ] 晚上复盘当天情况，明天需要改进什么

## 撤展
- [ ] 清点剩余物料，该带回公司的打包好
- [ ] 与搭建商确认撤展时间和交接事项
- [ ] 带走重要物品（产品样品、设备、客户资料）
- [ ] 检查展位是否清理干净，避免遗留物品
- [ ] 最后拍照留存

使用技巧：到现场后，打开这个任务页面，边执行边打勾。完成一项勾一项，心里踏实。

活动结束后：复盘与归档

活动结束不等于项目结束。还有几件重要的收尾工作，不要让它们烂尾。

完成收尾任务

建议在创建任务时就把收尾任务一起建好，设置好「展后 X 天」的截止日期：

撰写复盘笔记

活动结束后，趁记忆还清晰，写一篇复盘笔记。这是最容易被跳过但最有价值的环节——下次办类似活动时，这篇笔记能帮你少走很多弯路。

复盘笔记框架：

# 2026.03 上海消费电子展 - 复盘

## 基本信息
- 活动日期：2026.03.15-17
- 参展人员：XX、XX、XX
- 总费用：¥XX（预算 ¥XX）

## 目标达成情况
- 目标：收集 100+ 有效线索
- 实际：收集 127 个名片，其中 A 类线索 32 个
- 评价：超额完成，但 A 类线索比例还可以提高

## 做得好的地方
- 物料提前两周到位，没有临时抱佛脚
- 现场 Demo 效果好，吸引了很多人停留
- 搭建商 XX 公司配合很好，响应及时

## 可以改进的地方
- 第一天下午宣传册就发完了，应该多印一些
- 展位位置靠角落，人流量不如预期，下次选位要更靠近主通道
- 客户登记表设计不好，后续整理花了很长时间

## 供应商评价
- 搭建商 XX 公司：★★★★★ 推荐，响应快、效果好
- 印刷商 XX：★★★☆☆ 一般，交付比约定晚了 2 天
- 酒店 XX：★★★★☆ 位置好，但隔音一般

## 下次改进清单
- [ ] 宣传册数量翻倍
- [ ] 选位时优先考虑主通道附近
- [ ] 客户登记改用电子表单

归档项目

项目归档后，它会从「进行中」视图消失，但所有内容都会保留。这正是 FLO.W Notion 模板的价值——你的经验不会随着活动结束而消失。

下次策划类似活动时：

1. 搜索或浏览之前的复盘笔记，回顾经验教训
2. 参考之前项目的任务列表，快速搭建新项目的任务框架（不用从零开始想）
3. 复用供应商信息，直接联系之前合作愉快的搭建商、印刷商
4. 对比预算和实际费用，这次的报价是否合理

常见问题

相关功能

• 项目管理 - 了解项目的完整功能
• 任务属性 - 了解任务的排期、状态等属性
• 网页剪藏 - 收集网页资料的工具
• 笔记属性 - 了解如何组织复盘笔记