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Notion 資料庫如何對 Rollup 結果進行分組

在 Notion 中透過 Rollup 結合 Formula 的 map 和 format 函數,實現跨資料庫的自動分組,適用於 PARA 等方法論場景。

這個問題來自 Notion 系統課程讀者的提問,經整理後分享於此。如果你在使用 Notion 的過程中遇到了類似問題,歡迎留言交流。

問題背景

在 Notion 課程評論區收到了一條提問,非常有趣,問題是「能不能對 Rollup 的結果進行分組(Group)?」這個問題是在實踐 PARA 方法論時所產生的,其背景如下:

  1. Task 資料庫關聯了 Project 資料庫
  2. Project 資料庫關聯了 Area 資料庫
  3. Area 資料庫中有若干個領域,如領域 A、領域 B、領域 C
  4. 這些領域被一個 Select 欄位分類為工作、學習、生活三個大類

現在的問題是,當修改 Area 中的具體標籤,例如為「領域 A」分配了 工作 標籤之後,領域所關聯的項目,和項目所關聯的任務,能否也自動化分配 工作 標籤?如果可以的話,就可以實現在三個資料庫內,共用同一套分類標準(Group),如下圖所示:

答案是可以的,但我們無法直接對 Rollup 的結果進行分組,而是需要將 Rollup 與 Formula 結合在一起使用。

解法步驟

第一步:在 Project 資料庫中新增 Formula

在 Project 資料庫中新增一個 Formula 欄位,然後用 map 函數查詢 Project 所關聯的 Area 的 Select 欄位的值,又因為 map 回傳的是陣列格式(List),同樣無法直接分組,所以需要再加一個 format 函數,將陣列轉化為純文字格式。這種跨資料庫傳遞屬性的思路也可以用在屬性繼承場景中:

如此一來,Group 就可以直接對 Formula 輸出的純文字進行分組:

第二步:在 Task 資料庫中新增 Rollup 和 Formula

在 Task 資料庫中,對 Project 進行 Rollup,查詢的是 Project 所關聯的 Area:

然後繼續新增 Formula 欄位,用 map 函數查詢 Rollup 欄位所查詢到的 Area,並用 format 函數將查詢到的標籤轉化為純文字格式:

現在同樣可以對 Formula 進行分組:

第三步:驗證自動同步效果

現在,當你修改 Area 中的 Select 值,其關聯的 Task 和 Project 也將自動修改和分組:

最新更新:如果你的 Rollup 輸出的是金額、百分比或其他數字結果,現在也可以直接設定數字格式和小數位,不需要為了顯示格式再額外寫公式。

參考資料

  • Rollup 詳細解析文章
  • Formula 與 map 函數解析
    • Formula 入門 01
    • Formula 入門 02
    • Formula 入門 03
    • map 函數解析

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