Notion 資料庫記帳：如何自動更新帳戶餘額

問題背景

以下是一個簡易的記帳模組，我們希望能夠在「我的資產分布」資料庫中，即時顯示每個帳戶最新的餘額情況。

核心訴求很簡單：每次新增一條月度記錄後，各帳戶的「最新餘額」能自動更新，無需手動修改。

解法思路

整個方案分為三步：

1. 透過 Relation 將月度記錄關聯到資產帳戶
2. 用 Formula 函數自動讀取關聯記錄中的餘額
3. 利用 Relation 的「限制為一個頁面」特性，確保只顯示最新一條記錄

第一步：建立 Relation 關聯

首先，將最新月份（如「3 月」）這個頁面透過 Relation 關聯到所有資產帳戶上。

第二步：編寫 Formula 函數

然後添加一個 Formula 欄位，用來顯示每個帳戶分別的最新餘額。

這段函數的邏輯拆解如下：

使用 lets() 定義變數：

• zfb：當前關聯月份中的支付寶餘額
• zsyh：當前關聯月份中的招商銀行餘額

使用 ifs() 進行條件判斷：

• 如果當前列的名稱是「支付寶」，就回傳 zfb 的值
• 如果當前列的名稱是「招商銀行」，就回傳 zsyh 的值

第三步：限制 Relation 為一個頁面

到這裡你可能會想到一個問題：如果新增一條 4 月的記錄，最新餘額豈不是會出現兩個值？

解決方法很簡單——給 Relation 欄位開啟「Limit to 1 page（限制為一個頁面）」：

這樣一來，當你新增一條 4 月的記錄並關聯到資產帳戶時，3 月的關聯會被自動撤銷。資產帳戶始終只關聯最後一條記錄，餘額也就始終是最新的。

如下圖所示，直接 Ctrl+D 複製「3 月」的記錄，上一條記錄的關聯就會被自動清空：

小結

這個方案的核心技巧是 Relation 的「限制為一個頁面」特性——它讓資料庫總是只關聯最新的那條記錄，搭配 Formula 函數就能實現餘額的自動更新。

整個邏輯可以複用到任何「只需要顯示最新一條關聯資料」的場景，比如專案的最新狀態、客戶的最近聯繫記錄等。如果你感興趣，也可以看看如何讓資料庫只顯示最近一條更新，它用了另一種思路來實現類似效果。

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